Memilih Penyedia Layanan Cetak

Industri Layanan Cetak Terkelola berkembang pesat dengan bisnis baik besar maupun kecil mengambil sepotong kue. Selama sepuluh tahun terakhir industri mesin fotokopi & cetak telah bertemu, mengarah ke produk-produk inovatif termasuk printer multifungsi. Dengan segmen-segmen industri ini yang menyatu, banyak bisnis yang merasa semakin sulit untuk mengelola perangkat keluaran mereka, itulah sebabnya layanan cetak terkelola dengan cepat meningkat. Dengan menggunakan layanan cetak terkelola, bisnis dapat menurunkan biaya keseluruhan, meningkatkan produktivitas, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi beban staf internal.

Saat ini, daftar penyedia layanan cetak terkelola terus bertambah dan banyak dari mereka menawarkan solusi dan manfaat unik. Tetapi 'manfaat atau solusi' mana yang benar-benar akan membantu Anda menghemat uang paling Layanan Pencetakan Profesional banyak? Karena semakin sulit untuk menentukan penyedia MPS mana yang akan menawarkan layanan yang paling efektif dan produk yang paling andal, penting bagi Anda untuk melihat beberapa tips penting dalam menentukan penyedia layanan cetak yang dikelola.

1.) Apakah mereka menawarkan layanan yang sepenuhnya terintegrasi?

Ini adalah elemen yang sangat penting untuk dipertimbangkan saat memilih penyedia Anda. Penyedia MPS yang menawarkan layanan terintegrasi kepada pelanggan mereka tidak hanya menyediakan peralatan kantor & perangkat lunak untuk menyertainya, tetapi mereka juga menggabungkan semua aspek proses manajemen cetak termasuk audit cetak, semua aspek manajemen, pemeliharaan printer, mesin fotokopi & printer multifungsi, & akan memberi Anda penggantian habis pakai. Layanan terintegrasi sepenuhnya akan menghemat waktu & uang perusahaan Anda, memberi Anda one stop shop untuk kebutuhan manajemen cetak Anda.

2.) Apakah mereka memiliki teknisi layanan berkualitas?

Setiap kali Anda memiliki printer atau Tips Saat Mencari Layanan Pencetakan mesin fotokopi yang mengganggu alur kerja dokumen Anda karena tidak dapat dioperasikan secara mekanis, Anda kehilangan uang. Saat memilih penyedia layanan cetak yang dikelola dengan baik, teknisi layanan harus disertifikasi dan dilatih secara profesional dengan kemampuan untuk mendiagnosis dan memperbaiki peralatan kantor Anda dengan cepat. Jika Anda tidak yakin apakah teknisi bersertifikat atau tidak, maka tanyakan. Tidak pernah ada salahnya mengajukan pertanyaan, hanya ada salahnya jika tidak mengajukan pertanyaan sama sekali. Dengan mengajukan pertanyaan sederhana seperti itu, Anda mengatur perusahaan Anda untuk menghemat uang dalam jangka panjang untuk biaya perbaikan dan kerugian finansial / produktivitas akibat downtime peralatan.

3.) Apakah penyedia MPS menggunakan teknologi cetak dan solusi perangkat lunak terbaru?

Dalam banyak kasus, ada lebih banyak solusi manajemen cetak yang efektif daripada yang mungkin Anda ketahui. Anda ingin mencoba mengidentifikasi apakah penyedia akan berkolaborasi dengan Anda atau tidak untuk memahami bisnis Anda dan memberikan cara inovatif bagi karyawan Anda untuk bekerja lebih efektif - di luar sekadar mengelola cetak. Banyak perusahaan MPS menggunakan alat dan sumber daya canggih yang memberi mereka kemampuan untuk memantau armada cetak Anda dan memberi Anda persediaan, pemeliharaan & layanan yang diperlukan sebelum peralatan kantor Anda diganggu oleh toner rendah atau bagian peralatan yang tidak berfungsi. Jika penyedia layanan cetak yang dikelola dengan baik mengambil keuntungan dari solusi inovatif seperti ini atau memasukkan perangkat lunak cetak terbaru seperti Print Audit 6, maka Anda dapat mengandalkan pemeliharaan alur kerja dokumen yang efisien.

4.) Apakah mereka memiliki rekam jejak yang terbukti?

Saat mencari penyedia layanan cetak yang dikelola dengan benar, Anda harus selalu mencari testimonial atau rekam jejak keberhasilan yang terbukti. Sering kali Anda dapat menemukan testimonial ini di halaman web mereka atau di bawah bagian ulasan dalam hasil pencarian. Anda ingin memastikan bahwa Anda dapat mengandalkan penyedia Anda untuk layanan tepat waktu, layanan pelanggan yang luar biasa, produk kantor yang dapat diandalkan & harga terjangkau. Tanpa rekam jejak keberhasilan yang telah terbukti, Anda dapat mengatur bisnis Anda untuk tekanan keuangan jangka pendek dan jangka panjang tambahan serta masalah produktivitas jangka panjang.

5.) Bisakah mereka memberi Anda opsi?

Semua bisnis berbeda; mereka memiliki kebutuhan dan tuntutan yang berbeda. Saat memilih penyedia MPS, Anda harus melihat apakah mereka menawarkan berbagai solusi berdasarkan kebutuhan industri & bisnis khusus Anda. Misalnya, industri Kesehatan mencetak banyak pekerjaan kertas penting dan dokumen yang berisi informasi medis rahasia. Jika Anda adalah rumah sakit atau pusat kesehatan yang mencari penyedia MPS, Anda ingin memastikan mereka memiliki opsi keamanan yang luar biasa untuk memastikan dokumen-dokumen tersebut aman & terjamin. Semakin banyak variasi dan solusi yang dapat disesuaikan, kemungkinan program layanan cetak terkelola Anda akan semakin efektif dan efisien.

Saat memilih penyedia MPS yang berkualitas, pastikan Anda mengajukan banyak pertanyaan. Perusahaan yang berpengetahuan luas akan dapat memberi Anda wawasan terperinci tentang armada printer Anda saat ini, cara mengelola lingkungan alur kerja dokumen yang efektif, dan memberi Anda solusi hemat biaya untuk mengoptimalkan armada Anda saat ini. Terbukti bahwa layanan cetak terkelola yang efektif dapat menurunkan biaya cetak hingga 30%, merampingkan alur kerja dokumen dan memberikan peningkatan produktivitas kantor. (Lihat Studi Kasus ) Ikuti tips ini dan ajukan pertanyaan yang tepat dan Anda akan menemukan yang mapan, Penyedia MPS berpengalaman yang akan menawarkan layanan pelanggan berkualitas dan opsi peralatan kantor yang andal.